Erste Schritte mit VaDok

Hier zeigen wir Ihnen kurz die grundlegende Bedienung von VaDok.

Letzte Änderung am: 01.02.2021

Anmeldung

Hier zeigen wir Ihnen kurz die grundlegende Bedienung von VaDok. 

Wichtig: Um VaDok zu nutzen melden Sie sich bitte an! Ihre Zugangsdaten haben wir Ihnen per E-Mail  gesendet. Prüfen Sie ggf. Ihren Spam Ordner!


 


Tipp: Sollten Sie eines der kostenlosen Vorlagepakete nutzen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich an (Ihre Zugangsdaten wurden Ihnen per E-Mail gesendet. Prüfen Sie ggf. Ihren Spam Ordner!)
  2. Übernehmen Sie eine Vorlage
  3. Füllen Sie die Dokumentationspunkte mit den entsprechenden Inhalten

Vorlage/Template übernehmen

Nach der Anmeldung wählen Sie bitte die am besten zum Unternehmen passende Vorlage aus:


Klicken Sie auf den Button  Importieren  und die Vorlage wird übernommen.

Interessant:

Mit VaDok bieten wir Ihnen eine große Auswahl an professionell aufgearbeiteten Vorlagen bzw. Templates für Ihre Dokumentationen. Aktuell sind die derzeitigen Schwerpunkte: GoBD & DSGVO!

Dokumentationspunkt bearbeiten / speichern

Wählen Sie den gewünschten Dokumentationspunkt aus. Auf der rechten Seite des Bildschirms können Sie die Druckvorschau bzw. den Inhalt sehen.


     

  1. Öffnen Sie den Dokumentationspunkt mit Klick auf den Text des Dokumentationspunkts.
  2. Wechseln Sie in den Bearbeitungmodus mit dem grünen Button  Bearbeitung  



  3. Verlassen Sie den Bearbeitungsmodus mit dem grünen Button  Speichern 

Dokumentation ausfüllen

In manchen Dokumentationspunkten gibt es Texte mit Platzhaltern (erkennbar an den  orange hinterlegten Texten  eigene VaDok®-Farbe ).


  1. Öffnen Sie den Dokumentationspunkt mit Klick auf den Text des Dokumentationspunkts.
  2. Wechseln Sie in den Bearbeitungmodus mit dem grünen Button  Bearbeitung  

Die betroffenen Textpassagen prüfen Sie und füllen Sie entsprechend aus. Passen Sie den Text beliebig an und entfernen Sie auch  komplette Passagen, falls nicht benötigt. Fügen Sie bei Bedarf Bilder, Tabellen und Hyperlinks ein. Der integrierte Editor unterstützt Sie dabei mit den notwendigsten Funktionen und mit der VaDok-Farbe.

  • Verlassen Sie den Bearbeitungsmodus mit dem grünen Button  Speichern 

Tipp: Die hinterlegte VaDok-Farbe wird nicht im Export/Druck ausgegeben und dient lediglich der Hilfestellung.

Formular zur Dokumentation ausfüllen

In manchen Dokumentationspunkten gibt es bereits hinzugefügte Formulare (erkennbar in der Vorschau). 



  1. Öffnen Sie den Dokumentationspunkt mit Klick auf den Text des Dokumentationspunkts.
  2. Wechseln Sie in den Bearbeitungmodus mit dem grünen Button  Bearbeitung 
  3. Öffnen Sie die Bearbeitung mit Klick auf Formular in der linken Menüleiste und starten Sie mit dem Ausfüllen.


Hier gibt es zwei Besonderheiten die Ihnen bei der erfolgreichen Ausfüllung helfen werden:


Durch Klick auf das Fragezeichen neben einer Überschrift/Frage erhalten Sie weitere Informationen zum erfolgreichen Ausfüllen.



Ein Klick auf das Listenzeichen  zeigt Ihnen eine Auswahl an Optionen, welche Sie einfach aus- oder abwählen und übernehmen können.



Wichtig: Alle Texte und Optionen für das Erstellen und Ausfüllen von Formularen können individuell angepasst werden.

Checkliste zur Dokumentation abarbeiten

In manchen Dokumentationspunkten gibt es bereits verknüpfte Checklisten (erkennbar in der Vorschau).



  1. Öffnen Sie den Dokumentationspunkt mit Klick auf den Text des Dokumentationspunkts.
  2. Wechseln Sie in den Bearbeitungmodus mit dem grünen Button  Bearbeitung 
  3. Öffnen Sie die Bearbeitung mit Klick auf Checkliste in der linken Menüleiste.


Hier gibt es zwei Besonderheiten die Ihnen bei der erfolgreichen Ausfüllung helfen werden:


Starten Sie das Abarbeiten der Checklisten mit Klick auf den Button Bearbeiten  und Auswahl der Funktion Abarbeiten.




Durch Klick auf das Fragezeichen oder den Text Hilfestellung einer Frage erhalten Sie weitere Informationen zum erfolgreichen Ausfüllen.



Alle Texte und Optionen für das Erstellen und Ausfüllen von Checklisten können individuell angepasst werden.

Dokumente als Anhang hochladen

Bei manchen Dokumentationspunkten ist es notwendig dazugehörige Dokumente hochzuladen oder es gibt bereits Anhänge (erkennbar in der Vorschau).


  1. Öffnen Sie den Dokumentationspunkt mit Klick auf den Text des Dokumentationspunkts.
  2. Wechseln Sie in den Bearbeitungmodus mit dem grünen Button  Bearbeitung  


Öffnen Sie mit Klick auf Anhänge in der linken Menüleiste und starten Sie das Hochladen durch drag and drop oder durch Dateiauswahl mit der Maus.


Mit Auswahl des Buttons Bearbeiten  und Auswahl der Funktion Download, kann das Dokument gespeichert und angezeigt werden.


Interessant: Alle als Anhänge hochgeladenen Dokumente können beim Druck direkt beim Dokumentationspunkt mit ausgegeben werden und werden im Inhaltsverzeichnis korrekt berücksichtigt.

Vorlagen in die Ablage hochladen

Bei manchen Dokumentationspunkten ist es notwendig dazugehörige Vorlagen z.B. Musterschreiben hochzuladen oder es gibt bereits Vorlagen in der Ablage.


  1. Öffnen Sie den Dokumentationspunkt mit Klick auf den Text des Dokumentationspunkts.
  2. Wechseln Sie in den Bearbeitungmodus mit dem grünen Button  Bearbeitung 
  3. Öffnen Sie mit Klick auf Ablage in der linken Menüleiste und starten Sie das Hochladen durch 
    Drag and Drop oder durch Dateiauswahl mit der Maus.




Mit Auswahl des Buttons Bearbeiten und Auswahl der Funktion Download, kann das Dokument gespeichert und weiterverarbeitet werden.



Wichtig: Alle in die Ablage hochgeladenen Vorlagen werden beim PDF-Druck nicht berücksichtigt.

I Dokumentation drucken

Alle Dokumentationen können als PDF exportiert und ausgedruckt werden.


  1. Markieren Sie hierzu den oder die gewünschten Dokumentationspunkte (setzen Sie den Hacken links in der Liste).
  2. Starten Sie die Ausgabe der Dokumentation mit Klick auf den Button Bearbeiten  und Auswahl der Funktion Download PDF.



Geben Sie den Titel des Dokuments an und wählen Sie  Exportieren . Optional wählen Sie weitere Bereiche die exportiert werden sollend durch Klick auf den Text Exportauswahl.



Nach Erstellung der Auswertung kann der  Download  erfolgen und das Dokument weiterverarbeitet werden.



Sie erhalten einen hochwertigen PDF Export Ihrer gewählten Dokumentation mit Deckblatt inkl. Inhaltsverzeichnis. 



Interessant: Die vielfältigen Ausgabemöglichkeiten in VaDok schaffen eine neue Form von Flexibilität und können den Papierverbrauch senken.