Die Vorlage der Verfahrensdokumentation nach GOBD¹ ist im Prüfungsfall bei den meisten Firmen gar nicht oder nur zum Teil möglich.

In den GOBD¹ (vom 28. Nov. 2019) unter der Nummer 10.1 ist festgelegt, dass für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Der Gesetzgeber lässt hier die Firmen im Stich und äußert sich nicht wirklich genau über die grundsätzliche Form und den detaillierten Inhalt als klare Vorgaben.

Im Klartext:

„Die eine Seite weiß nicht genau, wie und was genau vorzulegen ist und die andere Seite hat nicht genau definiert, wie und was als Vorlage erwartet wird!“

Im Rahmen einer Betriebsprüfung droht ggfs. eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage, da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht, die in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben und zu pflegen sind.

Mit unserer Dokumentationssoftware erstellen und pflegen Sie Ihre Verfahrensdokumentationen gesetzeskonform und rechtssicher, hierzu bieten wir Ihnen aufbereitete Vorlagen an.

In VaDok® werden die vorhandenen Prozesse bzw. Verfahren im Sinne der GoBD¹ dokumentiert und bei Bedarf mit zusätzlichen Dokumenten erklärt, so dass ein fachlich versierter Dritter (Betriebsprüfer oder Wirtschaftsprüfer) das Verfahren verstehen kann.

Zusätzlich kann man eine Verfahrensbeschreibung auch als Verarbeitung im Sinne der DS-GVO² dem Datenschutz zuordnen oder für das Qualitätsmanagement erweitern und damit die Beschreibung eines Verfahrens für mehrere Dokumentationsbereiche nutzen.

In VaDok® stehen die drei rechtlich anerkannten Verfahrensdokumentationen zur Belegablage, ersetzendem Scannen und ordnungsmäßiger Kassenführung von der BstBK/DStV, des AWW e.V. und des DFKA zum Ausfüllen zur Verfügung.

Dies sind folgende Muster-Vorlagen:

• Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage Version V1.0 (Stand 19. Oktober 2015)
• Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen Version: V2.0 (Stand: 29. November 2019)
  Häufig gestellte Fragen zur Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen – (FAQ-Katalog zur Version 2.0 vom 29. November 2019)
• Muster-VD zur ordnungsmäßigen Kassenführung  + Beiblatt zur TSE

Nach dem Import der jeweiligen Vorlage kann man sofort mit der Erfassung der betreffenden Verfahren beginnen. Auch eigene Vorlagen können importiert werden.

Alle oder einzelne Verfahren können mit den dazugehörigen Dokumenten ausgedruckt werden oder man gewährt dem Prüfer über die eingerichtete „Prüferrolle“ den direkten Lesezugriff als Informationsmöglichkeit und erfüllt damit gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen.

¹ Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
² Datenschutz-Grundverordnung